Všetci automatizujú
Všetci už automatizujú. Ale prečo?

Pretože je to nevyhnutné na udržanie konkurencieschopnosti. Ak by firmy neautomatizovali, potrebovali by extrémne rozsiahlu pracovnú silu. V minulosti sa využívalo programovanie na mieru, pomocou ktorého sa automatizovali vopred stanovené úlohy. Dnes je takáto „fixná“ automatizácia príliš nákladná a neflexibilná.

Riešenie: Automatizačný RPA softvér, prostredníctvom ktorého zautomatizujete hocičo bez potreby programovania, kedykoľvek, a to aj pomocou netechnických zamestnancov. Vytvoríte si tak virtuálnych pracovníkov – robotov, ktorí budú vykonávať všetko, čo ich naučíte.

 

Automatizácia = RPA = Robotic Process Automation

V skratke

RPA (Robotic Process Automation) je proces automatizácie rôznych pracovných úloh (vkladanie dát, manipulácia s údajmi a súbormi, práca v aplikáciách, pohyby myšou, klikanie, stláčanie klávesov,…) v rámci počítačového prostredia použitím grafického používateľského rozhrania samotného RPA softvéru. Skratka RPA je väčšinou vždy spojená so samotným automatizačným programom a už teraz existuje množstvo poskytovateľov RPA softvéru. Taktiež pomenovanie automatizácie môže mať mnoho iných rôznych skratiek, než len RPA. V skratke: RPA je automatizačné riešenie pre firmy, prostredníctvom ktorého automatizujete opakujúce sa úlohy zamestnancov. Automatizáciou úšetríte náklady, zvýšite produktivitu a celkovú výkonnosť. Vďaka RPA viete automatizovať staré, súčasné ale aj budúce aplikácie, webstránky, funkcie operačného systému a ďalšie.

Celý príbeh

RPA (Robotic Process Automation) je aj softvér slúžiaci na vytvorenie virtuálnych robotov vo Vašom počítači alebo na firemnom servri. Títo roboti uskutočňujú opakujúce sa procesne orientované úlohy presne tak, ako by ich robili Vaši zamestnanci, a to v rôznych aplikáciách a nástrojoch. Úlohy môžu obsahovať hocičo, čo sú schopní spraviť aj ľudia. RPA roboti, alebo aj RPA boti, konajú automaticky a autonómne, preto sú často označovaní aj ako virtuálni zamestnanci – automatickí pracovníci. RPA robotov naučíte napodobňovať povely na počítačovej obrazovke (kam má ísť, kde kliknúť, čo otvoriť, aké slová napísať, kedy to všetko spraviť a mnohé iné). Tieto akcie sú potom premenené na kód v RPA programe, prostredníctvom ktorého ho viete aj jednoducho upraviť. Keďže sa všetky automatizované povely uskutočňujú na Prezentačnej vrstve (OSI model), RPA bude pracovať so všetkými typmi aplikácií a systémami.

V dnešnej rýchlej dobe už nie je miesto ani čas na chyby a omyly vyplývajúce z ručného zadávania údajov, pri ktorých robí človek množstvo chýb. Taktiež je ťažké kontrolovať manuálnu prácu zamestnancov s počítačom, orientovať sa v neporiadku súborov alebo mnohých Excelovských tabuľkách. Predstavte si, že jediný zamestnanec ovládajúci procesy s pokročilými znalosťami a prístupmi do rôznych systémov, náhle odíde. Začne sa apokalypsa. Tieto a mnohé ďalšie prekážky môžu byť veľmi ľahko odstránené použitím RPA riešení. Automatizačný RPA softvér dokáže spraviť čokoľvek potrebné (vkladanie, presun, získavanie, testovanie dát) v rámci Excelu a všetkých iných aplikácií. Najhodnotnejšou vecou pri používaní RPA je to, že Vaša infraštruktúra a všetky bezpečnostné opatrenia ostanú nedotknuté, keďže celá automatizácia sa odohráva na Prezentačnej vrstve (OSI model).

Robotic Process Automation softvér sa veľmi jednoducho používa a práca s ním sa dá rýchlo naučiť, keďže obsahuje intuitívne grafické používateľské rozhranie. Okrem iného to aj znamená, že si viete vytvoriť sled udalostí, ktoré budú krok za krokom automaticky uskutočňovať požadované akcie. RPA má veľké množstvo výhod, ako napríklad odstránenie chybovosti pri zadávaní údajov vďaka 100% presnosti, časovú úsporu vykonávaných úloh v porovnaní s reálnym zamestnancom a samozrejme rozsiahle úspory nákladov. Ako bonus získate to, že výsledky a prevedenie prác budú zakaždým rovnaké.

 

Prečo automatizovať?

Zvýšenie presnosti práce až po nulovú chybovosť

» Robot bude vykonávať stanovené úlohy vždy rovnako, bez zaváhania a chýb

Zrýchlenie procesov a celkovej produktivity

» Vytvorte si robotov, ktorí pracujú rýchlejšie ako bežný človek. Okrem rýchlosti sú aj precízni a vedia pracovať so všetkými Vašimi súčasnými aj budúcimi aplikáciami. Automatizácia vracia Vašej firme čas, ktorý viete použiť na užitočnejšie veci než je vypĺňanie formulárov alebo kopírovanie a vkladanie údajov. Môžete sa tak venovať starostlivosti o zákazníkov alebo vylepšovať svoje produkty a služby. Produktivita robotov je stále konštantná a pochopiteľne vyššia než produktivita ľudí, keďže roboti pracujú naplno a nepotrebujú odpočinok.

Ušetrite zdroje pri niektorých procesoch až o 100%

» Znižovanie nákladov je jeden z hlavných dôvodov na používanie automatizácie. Úspory sa môžu pohybovať v závislosti od náročnosti procesov a úloh na úrovni od 50 do 100%, keďže niektoré činnosti sa dajú plne automatizovať. Určite už teraz viete na čo použijete ušetrené zdroje.

 

Čo môžeme automatizovať?

Veľkosť firmy nie je dôležitá

Malé, stredné aj veľké podniky majú množstvo rôznych opakujúcich sa úloh, ktoré môžu byť automatizované. Preto je RPA vhodné riešenie pre akúkoľvek veľkú spoločnosť. Taktiež nezáleží na tom, či potrebujete zautomatizovať iba jeden report, jeden proces alebo všetky oddelenia.

Na charaktere činností nezáleží

Či už ide o spracovanie faktúr v účtovnej firme, kontrolu prijatých formulárov miestnou samosprávou alebo preklápanie dát medzi systémami vo výrobnej spoločnosti, automatizácia má dvere otvorené všade. Nezáleží na tom, čomu sa Vaša spoločnosť venuje. Automatizovať svoje procesy vie každá firma.

Jednorazovo alebo pravidelne

Nezáleží na tom, či potrebujete urobiť niečo jednorazovo alebo či musia byť Vaše úlohy vykonávané pravidelne. Jednorazová aktivita môže napríklad pozostávať z prvého naplnenia dátového skladu – CRM systému so zákazníckymi údajmi alebo internetového obchodu s produktami. Pravidelné aktivity budú určite zahŕňať úlohy, ktoré musia byť vykonávané denne, týždenne, mesačne alebo štvrťročne ako je napríklad tvorba reportov.

 

Výhody automatizácie

Presnosť

Roboti vykonávajú úlohy 100% správne na prvý raz, navyše stále v plnej rýchlosti, keďže nikdy nie sú znudení alebo unavení z práce.

Rýchlosť

Úlohy môžu byť dokonca vykonávané rýchlejšie, než v reálnom čase. Robot nemusí na niektoré veci čakať, prepínanie okien mu ide rýchlejšie a nezdržuje sa ani vypisovaním údajov po písmenách, slovách alebo vetách. Klikanie, vypĺňanie formulárov, kopírovanie a vkladanie, hľadanie požadovanej položky v rolovacom menu a podobné činnosti tak nadobudnú úplne nový rozmer. RPA robí presne to isté, čo skutoční pracovníci, akurát oveľa rýchlejšie v porovnaní s človekom.

Úspora času

Práca s rôznymi systémami naraz je pre RPA robotov samozrejmosť. Okrem toho vedia pracovať s veľmi malou až žiadnou pomocou od Vašich zamestnancov, ktorí sa tak môžu venovať dôležitým veciam. Automatizácia si neberie dovolenky, práceneschopnosť, nepotrebuje obed alebo kávu.

Úspora peňazí

Neprijímajte zbytočne nových zamestnancov, ktorí budú robiť prácu bez pridanej hodnoty (ako je napríklad kopírovanie a vkladanie, manipulovanie so súbormi, a pod.). Zamestnajte radšej robotov, ktorí zvládnu prácu jedného, 10 alebo až 100 ľudí (v závislosti od náročnosti ich práce). Tým ušetríte množstvo peňazí, ktoré viete použiť na dôležité veci vo Vašej firme.

Pridaná hodnota

RPA softvér, ktorý je hlavným motorom celej automatizácie, dokáže bez problémov obsluhovať aj netechnický zamestnanec. V praxi to znamená, že človek bez programátorských znalostí si vie vytvoriť svoje vlastné automatizačné riešenia a zautomatizuje si tak svoju prácu, ale aj úlohy svojich kolegov. Automatizáciou v podstate prídávate do svojej firmy nových zamestnancov, ktorým ale nemusíte vytvoriť pracovné miesto a vyplácať mzdu. Vaši skutoční zamestnanci sa tak môžu sústrediť na úlohy s pridanou hodnotou, ktoré prinesú viac príležitostí pre firmu, zvýšia predaje a zlepšia spokojnosť zákazníkov – teda samú zmysluplnú prácu s pridanou hodnotou.

Kontrola

Roboti sú 100% kontrolovateľní. Viete si nastaviť reporting a prijímať potvrdenia všetkých úloh, ktoré boli vykonané RPA robotmi, zahŕňajúce ich jednotlivé kroky, čas začiatku úlohy, čas dokončenia, dĺžku vykonávanej práce a mnohé ďalšie. Ich práca môže byť porovnávaná so stanovenými pravidlami firmy, čo zabezpečuje ich úplnú kontrolu. Taktiež už nemusíte riešiť, akým spôsobom sa ľudia zastupujú v čase dovoleniek a už vôbec nie to, na koho presuniete prácu po odchádzajúcom zamestnancovi. Roboti od Vás totiž nikdy neodídu.

Viacúčelovosť

Existuje veľmi veľká šanca, že aj vo Vašej spoločnosti alebo na Vašom oddelení sa vykonávajú opakujúce sa úlohy, ktoré je možné zautomatizovať pomocou RPA robotov. Zbavíte sa tak opakujúcich sa úloh bez pridanej hodnoty, ktorú každý vo firme nenávidí. A pritom nezáleží na tom, v akom sektore Vaša firma pôsobí.

Kompatibilita

RPA softvér pracuje na Prezentačnej vrstve (OSI model), a preto sú podporované všetky aplikácie a nástroje, ktoré už aktuálne používate. Automatizácia vôbec nezasahuje do Vašej infraštruktúry, systémov, aplikácií, nastavení alebo bezpečnostných politík.

Ultra rýchla implementácia

Jednoduché úlohy si viete zautomatizovať už za niekoľko minút, keďže automatizácia vôbec nezasahuje do Vašej infraštruktúry, systémov, aplikácií, nastavení alebo bezpečnostných politík. Na základe Vašich potrieb v budúcnosti si svojich robotov jednoducho rozmnožíte. Škálovateľnosť je pri RPA riešení extrémne jednoduchá.

Začnite v malom – začnite vyskúšaním

Nemusíte automatizovať všetko naraz. Prvé použitie automatizácie by malo byť na jednoduchých úlohách s jasne nastaveným procesom, aby ste si vyskúšali a potvrdili fungovanie RPA riešenia na konkrétnej reálnej situácii vo Vašej spoločnosti (Proof of Concept). Získate tak aj podklady pre vyšší manažment, ktorý bude mať dôkaz o fungovaní a schváli ďalšie automatizačné projekty.

Riadenie chýb

Opravy chýb môžu byť tiež zautomatizované. Chyby automatizácie môžu nastať v podstate len z dvoch dôvodov. Sú buď procesne orientované alebo súvisia s inými aplikáciami, ktoré RPA softvér automatizuje. Procesne orientovanú chybu automatizácie si predstavíte ako niečo, čo ide mimo pevne stanoveného procesu (podnikový systém je nastavený na dobu doručenia do 10 dní a nepočíta s tým, že jedna zásielka bola doručená až po 20 dňoch). Na druhej strane môžu nastať chyby súvisiace s inými aplikáciami, ktoré RPA program automatizuje – aplikácia sa správne nespustila alebo napríklad nie je pripojená k databáze kvôli problému s pripojením v rámci podnikovej infraštruktúry. Nezáleží na tom, aký druh chyby môže nastať, pretože s takýmito chybami sa dá veľmi pekne vysporiadať použitím podmienok, pravidiel, výnimiek a iných riešení v rámci RPA softvéru.

 

Riešenie? >> Automatizačný softvér Foxtrot RPA